分散型档案集中化管控，大多公司的往往只有一个集中的档案室，由档案管理人员集中管理，但往往大多的档案却是分散的，如分公司、办事处的档案，特别是工程公司的项目部的档案，“建安助手”的智能自取档案管理系统解决了这个问题，所有档案云管理，无须档案室值班管理人员，自动登记借阅借出情况，为企业节约管理成本，并杜绝借阅登记的人为性差错。

1、集中管理人员可依据权限具有初始化设置，需要初始化设置档案分类和保密级别等；对于已存档档案可进行编号、分类、权限、销毁、屏蔽、修改等工作，分配人员各项权限，设置查阅档案目录和电子文档的权限。

2、各拥有档案管理保存机构，其建档案人自行在系统中录入档案，上传电子文档，获得档案rfid标签，将标签粘贴到档案上并充分保证固定性以免脱落，选择档案管理柜存档格，打开格门存入档案，关门即可自动将档案录入到存档列表中，形成档按云端集中管控，信息共享，智能识别。

3、无人管理自取，对于自建档案存入时已将档案进行了分类和保密级别设置，特殊档案设置仅允许专人查阅，权限人员进入档案管理系统后存档目录中将会显示该人员可查阅的档案，并显示该档案是否在档案柜的某存档格中，并对于有查阅电子文档权限的点击档案名称即可查阅电子文档，更高权限者还可下载，在目录列表中对于存在档案的操作栏中显示“申请借阅”，否则显示“已被借出”。如果需要借阅即可点击“申请借阅”，经审批后，系统将会在该人员借阅列表中显示已同意借阅的档案名称，档案柜号和存档格号，并在操作栏中显示“开门借阅”，但只有该人员到达档案柜地理位置时才能点击“开门借阅”进行开门自取，关门后系统会自动记录档案是否被取出，并在列表操作栏显示“开门归还”，当该人员没有在档案柜地理位置时点击“开门借阅”将会提示“您不在档案柜周围，不能开门”。

4、归还自存自动记录，借阅人归还档案时，到达档案柜地理位置，点击借阅列表操作栏中的“开门归还”，档案柜存档格门自动打开，借阅人存入档案，关门后查询档案是否存入，如以存入则借阅列表操作栏中显示“已归还”，并能让有权限的人员在存档目录中显示“申请借阅”，否则借阅人借阅列表操作栏中还是显示“开门归还”，且对于有权限的人员在存档目录中还是显示“已被借出”。